L'ASSOCIATION CANADIENNE DE L'IMMEUBLE
La politique sur la collecte, l'utilisation et la divulgation de
renseignements personnels
« La politique sur les renseignements personnels »

L'Association canadienne de l'immeuble (ACI) est une association commerciale canadienne à vocation unique, qui représente quelque 103 chambres immobilières, 10 associations provinciales, une association territoriale, ainsi que tous les courtiers et AGENTS IMMOBILIERS agréés, membres de ces organismes. L'ACI a pour mission de défendre les intérêts de ses membres et d'en faire la promotion; elle rehausse leur professionnalisme et leur capacité de réussir, et préconise des politiques en vue d'assurer la protection des droits de propriété.

En 2001, les membres de l'Association canadienne de l'immeuble ont approuvé l'adoption d'un Code sur la protection des renseignements personnels à la grandeur du pays. Le Code en question, qui s'applique à tous les bureaux de courtage, chambres, associations, courtiers et agents immobiliers membres, renferme 10 principes de protection de renseignements personnels, qui constituent un fondement sûr dans lequel la communauté immobilière pourra s'appuyer en vue d'assurer la confidentialité des renseignements personnels de ses clients et du public en général.

L'ACI souscrit et se conforme aux principes énoncés dans le Code sur la protection des renseignements personnels. Ces principes font partie intégrante de la présente politique, dans le but de donner un aperçu des pratiques de l'ACI relativement à la collecte, l'utilisation et la divulgation de renseignements personnels.

Pour les besoins de la présente politique :

Les mots « RENSEIGNEMENTS PERSONNELS » signifient tout renseignement à l'égard d'une personne physique identifiable, mais non :

1. le nom, le titre, l'adresse professionnelle ou le numéro de téléphone d'un employé d'une organisation;
2. les renseignements regroupés qui ne peuvent être rattachés à une personne en particulier.

Le mot « MEMBRE » comprend, pour les besoins de la présente politique, des courtiers et agents immobiliers agréés membres d'une chambre/ association, et des personnes travaillant pour le compte de l'ACI ou siégeant à un ou plusieurs de ses conseils.

LA COLLECTE, L'UTILISATION ET LA DIVULGATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

LA COLLECTE
À moins que la loi ne le permette, ou qu'elle ne fasse partie intégrante de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou des Règlements de l'ACI, l'information à l'égard d'un particulier ne peut être recueillie, utilisée et transmise sans son consentement préalable.

L'ACI peut recueillir de l'information personnelle à l'égard d'un membre, auprès du membre lui-même. La chambre/association qui a recueilli des renseignements à l'égard d'une personne au moment de son adhésion peut les acheminer à l'ACI. Le Code sur la protection des renseignements personnels de l'ACI exige que la chambre/association obtienne le consentement de la personne relativement à la collecte de tels renseignements, et qu'il soit donné en toute connaissance de cause.

Les chambres/associations peuvent acheminer à l'ACI des renseignements à l'égard des propriétés à vendre par le biais du MLS® â , aux fins de les afficher sur les sites de base de données immobilières de l'ACI. Ces renseignements sont recueillis par l'agent inscripteur et peuvent être considérés comme des renseignements personnels s'ils peuvent être rattachés à une personne en particulier.

• d'indiquer la voie à suivre, d'offrir un soutien, de fournir des conseils juridiques et de représenter l'immobilier structuré;
• d'offrir des produits, services, renseignements et conseils aux membres individuels et aux chambres et associations;
• d'exploiter et entretenir son site de propriétés résidentielles (REALTOR.ca), son site de propriétés commerciales ( www.icx.ca), et son site intranet ( www.lienimmobilier.ca ; www.realtorlink.ca ) ;
• de gérer et promouvoir l'adhésion au sein des chambres/associations d'un bout à l'autre du Canada.
• d'assurer la gestion des marques de commerce et des programmes de conformité à la Loi sur la concurrence;
• de faire progresser les politiques à l'échelle nationale;
• d'assurer la conformité aux règlements des chambres/associations et de l'ACI;
• de mettre en oeuvre le Code de déontologie et les Normes de conduite professionnelle de l'ACI;
• de satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires;
• et d'en arriver à toute autre fin qui ne va pas à l'encontre de l'énoncé de mission et du plan stratégique de l'ACI.

L'ACI peut également divulguer des renseignements personnels à l'égard des membres à des tierces parties, telles que des avocats, des experts-conseils, des partenaires affiliés, ou autres personnes qui travaillent en collaboration avec l'ACI, dans le but de recueillir et d'analyser des renseignements provenant des membres. Elle procède ainsi en vue d'offrir des produits et services aux membres, et d'améliorer les produits et services qu'elle offre. Certaines des tierces parties pourront transmettre de l'information ou communiquer avec la personne dans le cadre de la réalisation de sondages sur l'effectif.

On peut fournir des renseignements personnels à des entreprises qui fournissent des services à l'ACI, uniquement si elles acceptent d'avoir recours à cette information dans le seul but de fournir des services à l'ACI que cette dernière solliciterait, et en ce qui a trait à ces renseignements, d'agir d'une manière conforme aux exigences de la présente politique.

En fournissant des renseignements personnels à l'ACI, la personne accepte de les recueillir, de les utiliser, et de les divulguer conformément à la présente Politique sur les renseignements personnels.

La personne pourra refuser d'accorder son consentement relativement à la collecte de renseignements ou de le retirer pour des raisons juridiques ou contractuelles. Dans de tels cas, l'ACI peut ne pas être en mesure de lui transmettre certains renseignements ou services.

L'ACI pourrait parfois être autorisée ou requise par la loi de divulguer de l'information personnelle sans avoir obtenu le consentement de la personne à cet égard, notamment :

• lorsque les renseignements sont accessibles au public;
• lorsque la loi l'exige;
• pour percevoir des cotisations;
• dans le but de protéger les droits d'une personne physique ou groupe identifiable; et
• lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels permet la divulgation sans son consentement.

L'ACI prend des mesures raisonnables aux fins d'interdire l'accès et la divulgation de renseignements aux personnes non-autorisées à les recevoir, en tenant compte de leur nature délicate, de leur valeur et de leur importance. La présente politique s'applique indépendamment du support sur lequel est classée l'information, des systèmes de traitement de données, et des procédés auxquels on a recours pour traiter l'information.

Les moyens auxquels on a recours pour assurer la protection de renseignements personnels sont entre autres tangibles (tels des classeurs verrouillés) organisationnels (tels la divulgation de renseignements uniquement à des personnes qui doivent avoir recours à l'information) et technologiques (tels des mots de passe).

Même si l'ACI prend des dispositions raisonnables, elle ne peut certifier que l'information sera protégée en tout temps. Aucune méthode de transmission ou de stockage de données n'est sécuritaire à 100 p. 100, surtout en ce qui a trait aux applications Internet.

L'ACI vise à assurer que les renseignements personnels sous sa responsabilité sont exacts, complets, actuels, et pertinents, et qu'ils ne sont pas utilisés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Il revient aux membres et / ou aux chambres / associations d'assurer la protection des renseignements personnels des membres, qui sont téléchargés directement à la base de données de l'ACI par les chambres et associations.

Les données d'inscription téléchargées par les chambres/associations aux sites de propriétés de l'ACI sont la responsabilité de l'agent inscripteur et/ou des chambres/associations.

Les renseignements que contiennent les dossiers clos ne font pas l'objet de mises à jour, ni ne sont-ils tenus à jour.

L'ACI conserve les renseignements personnels pendant une période jugée nécessaire pour mener à bien son travail. L'ACI a mis en ouvre une politique de conservation et de destruction de documents conforme à la nature de l'information et aux raisons pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis. La politique est également conforme aux exigences réglementaires.

Toute personne peut demander de consulter les dossiers de l'ACI qui contiennent des renseignements personnels à son égard.

Toutes les demandes à cet égard doivent être formulées par écrit et acheminées à l'agent de conformité principal en matière de renseignements personnels de l'ACI. Des pièces d'identité jugées à propos par l'ACI doivent accompagner les demandes aux fins d'avoir accès aux dossiers. Elle peut, avant de répondre à une telle demande, prendre les mesures qui s'imposent aux fins de confirmer l'identité de la personne qui fait la demande. L'ACI s'efforcera de fournir l'information dans les 30 jours suivants la date de la demande.

L'ACI pourra imposer un montant minimal aux fins de couvrir les dépenses encourues à cet égard.

Si une personne croit que les renseignements personnels contenus dans le dossier de l'ACI sont inexacts, elle pourra demander qu'on y ajoute des renseignements supplémentaires en annexe, si l'ACI est d'avis que l'information annexée est, effectivement, exacte.

L'ACI a le droit de refuser l'accès aux renseignements personnels dans plusieurs circonstances, notamment où l'information;

• est assujettie au secret professionnel;
• pourrait nuire au travail des policiers, à une enquête ou aux fonctions de réglementation;
• divulguerait des renseignements personnels sur une autre personne;
• causerait un tort considérable à une autre personne;
• est de nature confidentielle et pourrait porter atteinte à l'ACI ou à la position concurrentielle d'une tierce partie;
• est prise en considération par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Lorsque l'ACI ne pourra divulguer l'information, elle informera la personne qui a fait la demande des raisons pour lesquelles elle ne peut lui fournir l'information.

L'ACI pourrait de temps à autre modifier la présente politique. Cette dernière, ainsi que toute modification qui aura été apportée à la politique, seront affichées sur les sites www.crea.ca et www.lienimmobilier.ca et www.realtorlink.ca.

Toute question relative à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de renseignements personnels par l'ACI, peut être acheminée à :

William D. Harrington

L'agent de conformité principal en matière de renseignements personnels
L'Association canadienne de l'immeuble
200, rue Catherine, 6^e étage
Ottawa, (Ont.)
K2P 2K9
N^o de téléphone : (613) 237-7111
N^o de télécopieur : (613) 234-2567
Courriel : privacy@crea.ca