Les leaders du secteur immobilier utilisent l’IA pour simplifier la gestion de leur boîte de réception
L’automatisation par l’IA : est-ce la bonne solution pour vous?
Pour les courtiers et agents immobiliers, trouver suffisamment de temps dans la journée est un défi permanent. Parmi les nombreuses solutions possibles pour regagner un peu de ce temps, l’automatisation de la boîte de réception grâce à l’intelligence artificielle (IA) est une approche qui devient de plus en plus populaire.
L’automatisation de la boîte de réception par l’IA consiste à utiliser des outils d’intelligence artificielle pour trier, prioriser, rédiger et gérer automatiquement les communications par courriel, ce qui aide les courtiers et agents immobiliers à gagner du temps et à répondre plus efficacement à leurs clients.
Voici quelques-uns des avantages possibles de l’automatisation de votre boîte de réception.
- Gérer les clients potentiels : elle permet une gestion plus efficace et stratégique des clients potentiels en priorisant ceux qui présentent le plus grand potentiel, en s’appuyant sur l’analyse des courriels entrants et du comportement des clients (comme les consultations du site Web et des inscriptions).
- Organisation des communications : elle permet d’organiser et de trier les courriels par client et par propriété, ce qui réduit l’encombrement de la boîte de réception et vous aide à mieux gérer vos priorités lorsque vous êtes en déplacement.
- Génération de contenu : elle permet d’automatiser de nombreux types de contenu, tels que la ligne objet des courriels, les descriptions d’inscriptions et les courriels standards. Veillez toujours à bien relire et à modifier si nécessaire!
- Suivi de vos tâches : elle peut détecter les suivis nécessaires dans un courriel et les convertir en tâches traçables pour vous aider à garder le contrôle sur votre liste de tâches déjà bien remplie.
D’accord, c’est génial, mais qu’est-ce que cela signifie concrètement? Nous nous sommes entretenus avec des professionnels du secteur pour avoir une idée de la façon dont ces outils sont utilisés.
Ce qu’en disent les leaders du secteur immobilier
Des chefs de file du secteur immobilier, comme Leigh Kjekstad, vice-présidente du marketing chez Century 21 à Vancouver, en Colombie-Britannique, affirment avoir assisté ces derniers temps à de nombreuses démonstrations sur les outils d’IA disponibles et les meilleures pratiques. Elle réfléchit à l’utilisation de l’IA alors que Century 21 fait évoluer son offre technologique destinée aux agents immobiliers.
« L’IA peut aider un agent à rédiger des réponses pour des sujets courants, explique Mme Kjekstad. Il est important de noter que si un agent apprend à rédiger des invites qui reflètent son propre ton, il sera plus satisfait des ébauches, qui demanderont probablement moins de révisions. »
« Il peut être difficile de choisir quel assistant IA utiliser, car la technologie IA évolue très rapidement, explique-t-elle. Il faut en essayer plusieurs pour trouver le meilleur. »
Choisir le bon outil
Selon Mme Kjekstad, de nombreux agents immobiliers apprécient Copilot et la façon dont il s’intègre à Microsoft Outlook. Quant à ChatGPT d’OpenAI, lancé fin 2022, il a été le premier agent conversationnel IA à connaître un succès grand public à l’échelle mondiale et continue d’être largement utilisé.
« Si l’utilisation de l’IA pour optimiser vos activités vous intéresse, choisissez un outil qui correspond à vos besoins et au temps que vous êtes prêt à consacrer à apprendre à l’utiliser. Gemini et Copilot sont tous deux de bons points de départ, car ils sont déjà intégrés à des outils que vous utilisez probablement déjà, explique-t-elle. Ensuite, à mesure que vous vous familiariserez avec ces outils, vous serez peut-être disposé à essayer quelque chose de nouveau, car vous aurez alors un point de référence pour comparer les fonctionnalités. »
Si l’utilisation de l’IA pour optimiser vos activités vous intéresse, choisissez un outil qui correspond à vos besoins et au temps que vous êtes prêt à apprendre à l’utiliser. »
Leigh Kjekstad, vice-présidente du marketing chez Century 21
Century 21, par exemple, propose des campagnes par courriel par l’entremise d’une plateforme de marketing automatisé appelée ActivePipe. Celle-ci permet de suivre les interactions des clients, par exemple s’ils ouvrent un courriel, cliquent sur des liens ou visitent des sites Web. Au fil du temps, ses outils d’IA peuvent établir des profils pour chaque client, mettant en évidence leurs préférences.
« Non seulement vous avez automatisé le processus, mais vous pouvez également comprendre quel type de contenu est utile et mieux orienter votre création de contenu », explique Mme Kjekstad.
Pratiques exemplaires pour l’utilisation de l’IA dans la boîte de réception
Lorsque vous utilisez ou envisagez d’utiliser l’IA, il est important de garder à l’esprit qu’aucune technologie ne doit jamais remplacer ou supplanter l’intervention humaine.
« Notre équipe applique la règle du “70/30” : l’IA gère jusqu’à 70 % du travail pour gagner en efficacité, mais nous veillons à ce qu’au moins 30 % de l’effort humain soit consacré à la fois à la saisie initiale et à la révision finale avant l’envoi de toute information, afin de garantir l’exactitude et la validité », explique Cailey Heaps, présidente-directrice générale et courtière responsable chez Heaps Estrin à Toronto.
Son agence immobilière a fait appel à une entreprise spécialisée dans l’IA afin d’étudier les gains d’efficacité potentiels pour ses processus internes et ses communications. Elle utilise Fyxer AI pour le tri prioritaire des courriels, la fonctionnalité Gemini intégrée aux courriels de Google Workspace, ainsi que des ChatGPT personnalisés qu’elle a développés pour divers aspects de leurs activités, notamment la rédaction de courriels.
« Bien que nous soyons prudents concernant les informations sensibles présentes dans nos boîtes de réception, nous exploitons l’IA chaque fois que cela est approprié pour augmenter considérablement notre efficacité, explique Mme Heaps. Cela s’est traduit par des réponses plus rapides, des réponses plus réfléchies aux questions fréquemment posées et une meilleure intégration avec notre logiciel de gestion des relations avec la clientèle. Par exemple, l’IA peut rapidement récupérer nos meilleures recommandations de fournisseurs (comme nos trois meilleurs peintres) lorsqu’un client en fait la demande. »
Notre équipe applique la règle du “70/30” : l’IA gère jusqu’à 70 % du travail pour gagner en efficacité, mais nous veillons à ce qu’au moins 30 % de l’effort humain soit consacré à la fois à la saisie initiale et à la révision finale avant l’envoi de toute information, afin de garantir l’exactitude et la validité »
Cailey Heaps, agente immobilière
L’utilisation de l’IA est en pleine croissance
Bien que ce ne soient pas tous les courtiers ou agents immobiliers ou agences immobilières au pays qui utilisent l’IA, l’utilisation d’outils et d’assistants IA connaît une croissance rapide. Selon une enquête de Statistique Canada réalisée au troisième trimestre de 2024, 24,4 % des agences immobilières prévoyaient d’utiliser l’IA au cours des 12 prochains mois, soit près du double de ce qu’elles prévoyaient l’année précédente.
Pour certaines personnes, l’automatisation par l’IA peut s’avérer plus compliquée qu’elle n’en vaut la peine. Si vous avez du mal à gérer une boîte de réception surchargée, c’est toutefois un outil qui mérite que vous vous y intéressiez de plus près.
Si vous avez besoin d’aide pour intégrer l’IA dans votre entreprise immobilière, l’ACI propose une série de webinaires (en anglais seulement) pour partir du bon pied.
Tout produit ou service mentionné dans cet article est inclus à titre informatif uniquement et ne constitue pas une recommandation de l’ACI.
